n8n vs Make vs Zapier: mikä automaatiotyökalu pk-yritykselle?

Lyhyt vastaus: mikä sopii mihinkin?

Valinta ratkeaa yleensä kolmella kysymyksellä: kuka työnkulut rakentaa, montako vaihetta niissä on ja missä tietojen pitää olla.

Jos tarvitset vain yhden suosituksen: useimmille pk-yrityksille Make on hyvä oletus. Se on tavallisilla määrillä edullisin, sen visuaalinen editori on selkeä, ja sen tilille voi valita EU-alueen. Zapier kannattaa, kun liitäntä tarvitaan nopeasti ohjelmaan, jota muilla ei ole. n8n kannattaa, kun tietojen sijainti tai suuret määrät painavat enemmän kuin helppous.

Erot yhdessä taulukossa

Suurin ero ei ole ominaisuuksissa vaan siinä, mistä maksat ja missä työnkulku pyörii.

Liitäntöjen määrä näyttää isolta erolta, mutta pk-yrityksen tavalliset ohjelmat (Google Workspace, Microsoft 365, HubSpot, Pipedrive, Shopify, WooCommerce, Slack) löytyvät kaikista kolmesta. Kaikissa voi lisäksi kutsua mitä tahansa rajapintaa yleisellä HTTP- tai webhook-toiminnolla, vaikka valmista liitäntää ei olisi. Zapierissa webhookit kuuluvat maksullisiin tasoihin. Liitäntämäärällä on merkitystä lähinnä harvinaisissa ohjelmissa.

Toinen ero, joka näkyy vasta käytössä, on ylläpito. Integraatio ei ole valmis, kun se on rakennettu: se pitää korjata, kun ohjelma päivittyy, tunnus vanhenee tai tieto tulee odottamattomassa muodossa. Siksi kannattaa katsoa, miten kukin alusta näyttää virheet ja ajohistorian.

Zapierissa jokaisen ajon vaiheet näkyvät ajohistoriassa, ja epäonnistunut ajo on helppo ajaa uudelleen. Rakenne on yksinkertainen, joten virheen paikka löytyy nopeasti. Monimutkaisessa logiikassa työnkulut kuitenkin pirstoutuvat useaksi erilliseksi Zapiksi, ja kokonaisuutta on vaikeampi hahmottaa.

Makessa kaavio näyttää, missä moduulissa ajo pysähtyi ja millaista tietoa siihen tuli. Virheenkäsittelyn voi rakentaa kaavioon: yritä uudelleen, ohita tai lähetä ilmoitus. Koska koko logiikka näkyy yhdessä kaaviossa, Makea on usein helpoin ylläpitää silloin, kun työnkulkua muokkaa joku muu kuin sen alkuperäinen tekijä.

n8n:ssä on samanlainen visuaalinen ajohistoria ja erillinen virhetyönkulku, joka käynnistyy, kun jokin menee pieleen. Itse ylläpidetyssä n8n:ssä ylläpitoon kuuluu lisäksi palvelin: päivitykset, varmuuskopiot ja tietoturva.

Mitä n8n, Make ja Zapier maksavat 2026?

Kaikilla kolmella pääsee alkuun 10–⁠20 eurolla kuukaudessa, mutta hinnat eriytyvät nopeasti käytön kasvaessa. Syy on laskutusyksikössä: sama työnkulku kuluttaa Zapierissa tehtäviä, Makessa krediittejä ja n8n:ssä suorituksia, ja niitä kertyy eri tahtiin.

ZapierMaken8n ZapierMaken8n

Hinnat muuttuvat usein, ja alustat kokeilevat eri hintoja eri maissa. Tarkista ajantasainen hinta aina hinnastosta ennen päätöstä: Zapier, Make ja n8n. Dollarihinnat on muunnettu Euroopan keskuspankin viitekurssilla.

Kuukausi- vai vuosilaskutus? Vuosilaskutus on kaikilla kolmella edullisempi: Zapierissa noin kolmanneksen, n8n:n Starter-tasolla neljä euroa kuukaudessa. Aloita silti kuukausilaskutuksella, kunnes tiedät todellisen käytön. Ensimmäisen kuukauden ajohistoriasta näet, montako tehtävää, krediittiä tai suoritusta työnkulut oikeasti kuluttavat, ja vasta sen jälkeen kannattaa sitoutua vuodeksi.

Zapier: maksat jokaisesta onnistuneesta toiminnosta

Zapierissa laskutetaan tehtävistä. Zapierin ohjeen mukaan jokainen onnistunut toiminto on yksi tehtävä. Laukaisin, joka käynnistää työnkulun, ei kuluta tehtäviä, eivätkä myöskään suodattimet, haarat tai Zapierin omat muotoilu- ja viivetyökalut.

Kun kiintiö täyttyy, Zapier siirtyy oletuksena käytön mukaiseen laskutukseen, enintään kolminkertaiseen määrään. Sen jälkeen uudet ajot jäävät odottamaan seuraavaa laskutuskautta. Ilmaisella tasolla saa 100 tehtävää kuukaudessa, mutta vain kaksivaiheisia työnkulkuja (laukaisin ja yksi toiminto).

Make: maksat jokaisesta moduulin toiminnosta

Makessa laskutetaan krediiteistä. Maken hinnaston mukaan jokainen moduulin toiminto kuluttaa yhden krediitin, myös tiedon lukeminen laukaisimesta. Reititin ja virheenkäsittelymoduulit ovat maksuttomia.

Maken krediittikiintiö on samalla hinnalla moninkertainen Zapierin tehtäväkiintiöön verrattuna, joten Make on monivaiheisissa työnkuluissa selvästi edullisempi. Jos krediitit loppuvat, ajot pysähtyvät, kunnes krediittejä ostetaan lisää. Saapuvat webhookit jäävät jonoon odottamaan. Ilmaisella tasolla saa 1 000 krediittiä kuukaudessa, ja ajojen väli on vähintään 15 minuuttia.

n8n: maksat koko työnkulun ajosta

n8n:ssä laskutetaan suorituksista. n8n:n hinnaston mukaan yksi suoritus on koko työnkulun ajo alusta loppuun, vaiheiden määrästä riippumatta. Kymmenen vaiheen työnkulku maksaa saman kuin kahden vaiheen työnkulku.

Pilvessä n8n:llä ei ole pysyvää maksutonta tasoa, vain kokeilujakso. Starter-taso riittää 2 500 suoritukseen kuukaudessa. Sen jälkeen seuraava porras on Pro, 50 € kuukaudessa vuosilaskutuksella.

Itse ylläpidetyn n8n:n todellinen hinta

n8n:n Community Edition on maksuton, kun sen asentaa omalle palvelimelle. Maksuton ei kuitenkaan tarkoita ilmaista. Kuluja tulee kolmesta asiasta:

• Palvelin. Pieni virtuaalipalvelin riittää pk-yrityksen tarpeisiin. Esimerkiksi Hetznerin pilvipalvelimet alkavat 5,99 eurosta kuukaudessa ilman arvonlisäveroa, ja Hetznerillä on datakeskus myös Suomessa.
• Ylläpito. Joku päivittää n8n:n, ottaa varmuuskopiot ja seuraa, että palvelin on pystyssä. Arvioni mukaan tähän kuluu muutama tunti kuukaudessa, ja juuri tämä työ on itse ylläpidetyn n8n:n todellinen hinta.
• Lisenssi. n8n:n Sustainable Use License sallii maksuttoman käytön yrityksen omiin sisäisiin tarpeisiin. Kaupallista sopimusta tarvitaan, jos n8n:ää myydään palveluna, jossa asiakkaat rakentavat itse työnkulkuja.

Itse ylläpito kannattaa harvoin pelkän kuukausimaksun takia. Se kannattaa, kun tietojen pitää pysyä omassa ympäristössä tai kun ajoja on niin paljon, että pilven porrashinnat nousevat korkeiksi.

Riittääkö ilmainen taso?

Ilmaisella tasolla voi kokeilla, mutta yrityksen jatkuvaan käyttöön siitä on harvoin. Zapierin ilmaisessa tasossa on 100 tehtävää kuukaudessa ja vain kaksivaiheisia työnkulkuja, joten jo lomakkeen liidi asiakkuudenhallintaan ja ilmoitus myyjälle vaatii maksullisen tason. Maken 1 000 krediittiä riittää muutamaan kevyeen työnkulkuun, mutta ajot käynnistyvät enintään 15 minuutin välein, eli liidi voi odottaa vartin ennen kuin myyjä kuulee siitä. n8n:n Community Edition on maksuton eikä siinä ole suorituskiintiötä, mutta se pitää asentaa ja ylläpitää itse.

Hyvä tapa on rakentaa ensimmäinen työnkulku ilmaisella tasolla tai kokeilujaksolla, katsoa ajohistoriasta todellinen käyttö ja valita maksullinen taso vasta sen jälkeen.

Kun käyttäjiä on useampi

Edullisimmat tasot on tehty yhden tekijän käyttöön. Kun työnkulkuja rakentaa tai valvoo useampi ihminen, hinta muuttuu eri tavalla eri alustoilla.

• Zapier: jaetut työnkulut ja yhteydet ovat Team-tasolla, jossa on enintään 25 käyttäjää. Se alkaa hinnaston mukaan 94,63 eurosta kuukaudessa kuukausilaskutuksella, kun tehtäviä on 2 000.
• Make: tiimit ja tiimiroolit ovat Teams-tasolla, joka maksaa 36 $ kuukaudessa vuosilaskutuksella 10 000 krediitillä, eli noin 32 euroa.
• n8n: pilvessä kaikilla tasoilla on rajattomasti käyttäjiä. Jaettujen projektien määrä kasvaa tason mukana: Starterissa yksi, Prossa kolme.

Pk-yrityksessä riittää usein, että yksi ihminen omistaa työnkulut ja muut saavat virheilmoitukset sähköpostiin. Silloin kalliimpaa tiimitasoa ei tarvita.

Mitä tapahtuu, kun kiintiö loppuu?

Kiintiön täyttyminen ei ole vain laskutusasia. Se ratkaisee, pysähtyvätkö yrityksen työnkulut kesken kuukauden.

Käytännössä kiintiö kannattaa mitoittaa niin, että siihen jää noin kolmanneksen verran tilaa. Kampanja, kausihuippu tai virheellinen silmukka voi kuluttaa kuukauden kiintiön päivässä, ja silloin juuri tärkeimmät työnkulut pysähtyvät.

Sama työnkulku kolmella alustalla: hintalaskelma

Listahinta kertoo vähän, koska alustat laskevat käyttöä eri tavalla. Alla on kaksi kuvitteellista mutta tyypillistä pk-yrityksen työnkulkua ja niiden kuukausihinnat vuosilaskutuksella.

Esimerkki 1: lomakkeen liidit. Yritykselle tulee 400 yhteydenottoa kuukaudessa. Jokainen käynnistää työnkulun, joka hakee yrityksen tiedot PRH:n avoimesta rajapinnasta, luo kontaktin asiakkuudenhallintaan, tekee myyjälle tehtävän, ilmoittaa Slackiin ja lähettää asiakkaalle vahvistuksen. Työnkulussa on laukaisin ja viisi toimintoa.

Esimerkki 2: verkkokaupan tilaukset kirjanpitoon. Verkkokauppaan tulee 4 000 tilausta kuukaudessa. Jokainen tilaus käy läpi laukaisimen ja yhdeksän toimintoa: tarkistukset, tilikoodien haku, tositteen luonti, liitteet ja kuittaus.

Tulos voi yllättää: tavallisilla pk-yrityksen määrillä Make on edullisin, vaikka n8n mainostaa vaiheista riippumatonta hinnoittelua. Zapier on kallein, ja ero kasvaa nopeasti, kun vaiheita ja ajoja tulee lisää. Toisessa esimerkissä Zapier maksaa vuodessa noin 2 800 euroa enemmän kuin Make.

n8n:n etu näkyy, kun yhdessä ajossa käsitellään paljon rivejä. Muutetaan toista esimerkkiä: jokaisessa tilauksessa on keskimäärin viisi tuoteriviä, ja jokaiselle riville haetaan tilikoodi ja kirjataan oma rivi. Silloin yksi tilaus tekee laukaisimen ja neljä kiinteää toimintoa sekä kymmenen rivitoimintoa.

Nyt n8n on edullisin, ja ero Makeen kasvaa sitä mukaa kuin rivejä tulee lisää. Zapierin tehtäväkiintiö ylittää 50 000 tehtävän portaan, ja hinta nousee noin 70 prosenttia. Sama työnkulku voi siis olla edullisin eri alustalla sen mukaan, miten tieto kulkee sen läpi.

Näin lasket oman työnkulkusi hinnan

1. Piirrä työnkulku vaiheina. Laukaisin ja jokainen toiminto omalle rivilleen: haku, luonti, päivitys, ilmoitus.
2. Merkitse rivikohtaiset vaiheet. Jos jokin vaihe toistuu jokaiselle tuotteelle, liitteelle tai riville, kerro se rivien keskimäärällä.
3. Arvioi ajot kuukaudessa. Lomakkeiden, tilausten tai laskujen määrä viime kuukausilta riittää. Lisää kausihuippu.
4. Laske käyttö alustan yksiköllä. Zapierissa toiminnot ilman laukaisinta, Makessa kaikki moduulit laukaisin mukaan lukien, n8n:ssä ajot.
5. Valitse porras, jossa on väljyyttä. Vertaa vuosilaskutuksen hintoja vasta, kun käyttö on laskettu.

Integraatio-oppaassa on esimerkki kolmen vuoden kokonaiskustannuksesta, jossa myös käsityön hinta on mukana.

Kaksi kerrallaan

Usein valinta on käytännössä kahden työkalun välillä. Tässä tavallisimmat parit.

n8n vs Make

n8n ja Make ovat lähimpänä toisiaan: molemmissa työnkulku rakennetaan visuaalisena kaaviona, ja molemmat taipuvat ehtoihin, haaroihin ja tiedon muokkaukseen. Ero on siinä, kuka työnkulut rakentaa ja missä ne pyörivät.

Valitse Make, kun työnkulkuja rakentaa tai ylläpitää joku muu kuin kehittäjä, määrät ovat pk-yrityksen tavallisia ja pilvipalvelu riittää. Make on helpompi oppia, ja sen virheilmoitukset ja ajohistoria ovat selkeitä.

Valitse n8n, kun tiedot pitää pitää omalla palvelimella, työnkulussa tarvitaan omaa koodia tai yhdessä ajossa käsitellään satoja rivejä. n8n on joustavampi, mutta se vaatii enemmän teknistä osaamista, varsinkin itse ylläpidettynä.

Make vs Zapier

Make ja Zapier ovat molemmat pilvipalveluita, ja niillä pääsee alkuun yhtä nopeasti. Ero näkyy hinnassa heti, kun työnkulussa on enemmän kuin kaksi vaihetta.

Valitse Zapier, kun tarvitset yhden yksinkertaisen liitännän ohjelmaan, jota Makessa ei ole, tai kun työnkulkuja tehdään vähän ja helppous on tärkeintä. Zapierissa työnkulku etenee vaiheina allekkain, mikä on aloittelijalle selkein.

Valitse Make, kun työnkulkuja on useita, niissä on ehtoja tai muunnoksia ja ajoja on satoja kuukaudessa. Make on samoilla määrillä tyypillisesti moninkertaisesti edullisempi, kuten hintalaskelma näyttää.

n8n vs Zapier

n8n ja Zapier ovat ääripäät. Zapier on helpoin ja kallein, n8n joustavin ja teknisin. Jos yrityksessä ei ole ketään, joka ylläpitää palvelinta tai kirjoittaa koodia, Zapier tai Make on parempi valinta kuin itse ylläpidetty n8n. Jos taas tietojen pitää pysyä EU:ssa, Zapier ei käy lainkaan, koska se säilyttää tiedot Yhdysvalloissa.

Voiko alustaa vaihtaa myöhemmin?

Voi, mutta työnkulut pitää rakentaa uudelleen. Alustojen välillä ei ole yhteistä tiedostomuotoa, joten Zapin tai Maken skenaarion siirto n8n:ään on käsityötä. Vaiheiden logiikka, ehdot ja tilikoodien taulukot siirtyvät, mutta jokainen moduuli tehdään ja testataan uudelleen.

Siksi valinta kannattaa tehdä kerralla oikein, jos työnkulkuja on tulossa paljon. Yksi tai kaksi yksinkertaista työnkulkua on helppo siirtää. Kymmenen työnkulun kokonaisuus ei ole. Laske siksi hinta myös sille käyttömäärälle, joka on edessä vuoden päästä, eikä vain nykyiselle.

Tietosuoja: missä yrityksen data on?

Integraatioalusta käsittelee lähes aina henkilötietoja: asiakkaiden nimiä, sähköposteja ja tilauksia. Siksi tietojen sijainti on suomalaiselle yritykselle valintakriteeri eikä sivuseikka.

Zapierin tietosuojasivun mukaan tiedot säilytetään Yhdysvalloissa, eikä vain EU:ssa säilyttämistä voi valita. Siirto perustuu EU–US-tietosuojakehykseen ja käsittelysopimuksen vakiolausekkeisiin. Se on laillinen peruste, mutta osa asiakkaista ja toimialoista edellyttää, että tiedot pysyvät EU:ssa.

Makessa alue valitaan tilille: EU1, EU2, US1 tai US2. Maken ohjeen mukaan osa tekoälytoiminnoista käsitellään Yhdysvalloissa, vaikka tili olisi EU-alueella. Maken ohjeen mukaan Yhdysvalloissa käsitellään esimerkiksi Maken tekoälyavustaja ja OpenAI:n mallit. Tarkista siis alue tiliä luodessa ja se, mitä tekoälytoimintoja työnkulussa käytetään.

n8n:n pilvipalvelu säilyttää tiedot hinnaston tietosuojakysymyksen mukaan Frankfurtissa. Itse ylläpidettynä tiedot ovat siellä, minne palvelimen asentaa, esimerkiksi Suomessa.

Hyvä periaate on siirtää vain ne tiedot, joita vastaanottava järjestelmä tarvitsee. Jos myyjän Slack-ilmoitukseen riittää yrityksen nimi ja palvelu, siihen ei tarvitse viedä henkilön puhelinnumeroa ja viestin koko sisältöä. Mitä vähemmän henkilötietoja kulkee alustan läpi, sitä pienempi on riski, jos jokin menee pieleen.

Muista myös ajohistoria. Jokainen alusta tallentaa ajojen tiedot, jotta virheet voi selvittää, ja niissä on usein samat henkilötiedot kuin itse siirrossa. Esimerkiksi n8n:n pilvessä ajojen lokit säilyvät hinnaston mukaan Starter-tasolla enintään seitsemän päivää ja Pro-tasolla 30 päivää. Tarkista käyttämäsi alustan säilytysaika ja kirjaa se tietosuojaselosteeseen.

Jokainen alusta, jonka kautta henkilötiedot kulkevat, on henkilötietojen käsittelijä. Tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaan käsittelijän kanssa tarvitaan sopimus. Tarkista ennen käyttöönottoa alustan käsittelysopimus ja se, mitä hinnoittelutasoa se koskee. Hyväksy sopimus ja mainitse alusta tietosuojaselosteessa.

Tekoäly ja AI-agentit työnkuluissa

Kaikkiin kolmeen voi nykyään lisätä tekoälyä: työnkulku voi luokitella sähköpostin, tiivistää liitteen tai kirjoittaa vastausluonnoksen. Isompi muutos on AI-agentti, joka päättää itse, mitä työkaluja se käyttää tehtävän hoitamiseen.

• n8n:ssä on AI Agent -⁠solmu, MCP-tuki ja mahdollisuus vaatia ihmisen hyväksyntä ennen kuin agentti käyttää työkalua. Nämä sisältyvät kaikkiin pilvitasoihin hinnaston mukaan.
• Makessa on oma tekoälyavustaja, tekoälysovellukset ja MCP-palvelin, ja ne sisältyvät kaikkiin tasoihin.
• Zapierissa on erillinen Agents-tuote omalla kiintiöllään, ja Zapierin MCP kuluttaa kaksi tehtävää jokaisesta onnistuneesta työkalukutsusta.

Kokemukseni mukaan pk-yrityksen ensimmäinen agentti syntyy useimmiten integraatioalustalle, koska siellä agentti pääsee valmiiksi yrityksen järjestelmiin ja jokainen vaihe näkyy lokissa. Tekoälyvaiheet voivat kuitenkin kuluttaa enemmän kuin tavalliset vaiheet: Zapierissa tekoälyaskeleen hinta riippuu mallista, ja Makessa osa tekoälytoiminnoista kuluttaa useamman krediitin. Laske siis tekoälyvaiheet erikseen.

Tyypillinen ensimmäinen tekoälytyönkulku pk-yrityksessä on tarjouspyyntöjen esikäsittely. Sähköposti tai lomake käynnistää työnkulun, tekoäly poimii viestistä palvelun, aikataulun ja budjetin, työnkulku tarkistaa asiakkaan tiedot asiakkuudenhallinnasta ja kirjoittaa myyjälle vastausluonnoksen. Myyjä tarkistaa ja lähettää. Tämä onnistuu kaikilla kolmella alustalla, ja hinta riippuu enemmän tekoälymallin käytöstä kuin alustasta.

Kun mikään kolmesta ei sovi

Integraatioalusta ei ole aina paras ratkaisu. Kolme tilannetta, joissa kannattaa katsoa muualle:

Valmis liitäntä riittää. Monessa ohjelmassa on valmis liitäntä toiseen ohjelmaan, esimerkiksi verkkokaupasta kirjanpitoon. Jos se tekee sen, mitä tarvitset, se on halvin vaihtoehto, koska toimittaja ylläpitää sitä. Tarkista tämä aina ensin.

Yritys toimii Microsoft 365:ssä. Microsoftilla on oma automaatiotyökalu, Power Automate. Jos lähes kaikki tieto on Microsoftin ohjelmissa, se kannattaa tarkistaa ennen kuin otetaan käyttöön uusi alusta.

Määrät tai logiikka ylittävät alustat. Kun tietoa siirretään satojatuhansia kertoja kuukaudessa tai logiikka on monimutkainen, oma koodi voi tulla edullisemmaksi. Silloin ylläpito on pysyvä kulu, ja jonkun pitää vastata siitä. Integraatio-oppaassa vertaan valmista liitäntää, integraatioalustaa ja omaa koodia tarkemmin.

Muut Zapier-vaihtoehdot. Vertailulistoissa mainitaan usein myös esimerkiksi Pipedream, joka on tehty koodia kirjoittaville kehittäjille, ja IFTTT, joka sopii kevyisiin kuluttajatason automaatioihin. Pk-yrityksen järjestelmäintegraatioihin ne ovat harvoin ensimmäinen valinta. Jos Zapier on liian kallis, Make on lähin vaihtoehto: rakennustapa on erilainen, mutta tavalliset ohjelmat löytyvät ja hinta on monivaiheisissa työnkuluissa murto-osa.

Viisi kysymystä ennen valintaa

Käy nämä läpi ennen kuin valitset alustan tai pyydät tarjousta. Vastaukset ratkaisevat valinnan useammin kuin ominaisuuslistat.

1. Mitä ohjelmia yhdistetään? Tarkista, löytyykö jokaiselle valmis liitäntä alustan sovellushakemistosta, ja katso, osaako liitäntä juuri ne toiminnot, joita tarvitset. Liitäntä voi osata luoda asiakkaan mutta ei päivittää sitä. Jos jokin puuttuu, selvitä, onko ohjelmassa rajapinta.
2. Montako vaihetta ja ajoa kuukaudessa? Kerro vaiheet ajoilla ja laske käyttö kunkin alustan yksiköllä, kuten hintalaskelmassa yllä. Muista rivikohtaiset vaiheet ja kausihuiput.
3. Missä tietojen pitää olla? Jos vain EU käy, Zapier putoaa pois. Jos tietojen pitää olla omalla palvelimella, jäljelle jää n8n.
4. Kuka rakentaa ja ylläpitää? Jos työnkulkuja muokkaa joku muu kuin kehittäjä, valitse Make tai Zapier. Itse ylläpidetty n8n tarvitsee nimetyn ylläpitäjän, joka hoitaa päivitykset ja varmuuskopiot myös lomien aikana.
5. Kenen tilillä alusta on? Alusta, tunnukset ja laskutus kuuluvat yritykselle, ei yksittäiselle työntekijälle tai tekijälle.

Kun nämä ovat selvillä, alustan valinta on usein ilmeinen. Jos haluat, että joku laskee vaihtoehdot puolestasi ja rakentaa integraation, katso integraatiopalvelu. Kerron kartoituksessa myös, jos valmis liitäntä riittää eikä alustaa tarvita lainkaan.